Privacybeleid – Pijnvrij, Painfree en Reducept VR

Reducept B.V. hecht veel waarde aan uw privacy. In dit Privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u gebruikmaakt van Pijnvrij, Painfree en Reducept VR, waarom wij deze gegevens verwerken, waar deze worden opgeslagen en welke rechten u heeft.

Een belangrijk uitgangspunt bij de ontwikkeling van onze apps is privacy by design. Reducept slaat slechts een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens centraal op. Persoonlijke informatie die u tijdens de training invoert, waaronder antwoorden op vragen en schrijfoefeningen en gesprekken met de AI-chatbot, blijft uitsluitend lokaal op uw eigen telefoon. Reducept ontvangt deze informatie niet en kan deze niet inzien.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Reducept B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid.

Reducept B.V.
Sophialaan 1A
8911 AE Leeuwarden
Nederland

KvK: 74239678
E-mail: info@reducept.com

2. Op welke diensten is dit Privacybeleid van toepassing?

Dit Privacybeleid is van toepassing op het gebruik door consumenten van:

de Pijnvrij-app;
de Painfree-app en alle vertaalde en gelokaliseerde versies van de Painfree-app, ongeacht de taal of het land waarin deze beschikbaar worden gesteld;
Reducept VR en de vertaalde en gelokaliseerde versies daarvan;
uw Reducept/Pijnvrij/Painfree-account; en
de daarmee samenhangende digitale dienstverlening van Reducept.

Pijnvrij/Painfree en Reducept VR kunnen gezamenlijk worden gebruikt als één trainingsprogramma. Waar in dit Privacybeleid wordt gesproken over de Diensten, worden alle hierboven genoemde versies en diensten gezamenlijk bedoeld.

3. Welke persoonsgegevens slaat Reducept centraal op?

Reducept probeert de hoeveelheid centraal opgeslagen persoonsgegevens zoveel mogelijk te beperken.

Voor het aanbieden van de Diensten slaan wij centraal de volgende persoonsgegevens op:

uw naam;
uw e-mailadres;
uw wellbeing-score; en
indien van toepassing, de behandelaar, praktijk of zorgorganisatie waaraan uw account is gekoppeld.

De wellbeing-score is één cijfer dat u periodiek zelf kunt invoeren om aan te geven hoe u uw welzijn op dat moment ervaart. Reducept berekent deze score niet op basis van uw antwoorden, schrijfoefeningen, AI-chatgesprekken of andere persoonlijke informatie.

Omdat deze score informatie kan geven over uw welzijn en mogelijk over uw gezondheid, behandelen wij de wellbeing-score uit voorzorg als een gezondheidsgegeven en beschermen wij deze dienovereenkomstig.

U kunt Pijnvrij/Painfree zelfstandig gebruiken. Een koppeling met een behandelaar, praktijk of zorgorganisatie is niet verplicht. Wanneer uw account wel wordt gekoppeld, slaan wij deze koppeling centraal op zodat uw behandelaar, met uw toestemming, uw wellbeing-score kan volgen en u kan ondersteunen bij het gebruik van de training.

Wanneer u een betaald abonnement heeft, verwerken wij daarnaast de beperkte informatie die noodzakelijk is om de status en looptijd van uw abonnement en de bevestiging van uw betaling te administreren.

Wanneer u zelf contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per e-mail voor ondersteuning, verwerken wij ook de informatie die u daarbij zelf aan ons verstrekt.

4. Welke informatie blijft uitsluitend op uw telefoon?

Tijdens de training kunt u persoonlijke informatie invoeren.

Dit geldt in het bijzonder voor:

antwoorden op vragen en oefeningen;
antwoorden die u bij schrijfoefeningen invoert;
persoonlijke notities en reflecties binnen deze oefeningen; en
de inhoud van uw gesprekken met de AI-chatbot.

Deze informatie wordt uitsluitend lokaal op uw eigen telefoon opgeslagen.

Deze informatie wordt niet naar Reducept of onze server gestuurd. Reducept en onze technische partner Alserda ontvangen deze informatie niet en kunnen deze niet inzien.

Deze lokaal opgeslagen informatie wordt ook niet gebruikt om uw wellbeing-score te berekenen. De wellbeing-score is het afzonderlijke cijfer dat u zelf periodiek invoert.

Omdat Reducept geen toegang heeft tot de lokaal opgeslagen informatie, kunnen wij deze informatie ook niet voor u terughalen wanneer u deze verwijdert, de app verwijdert of uw telefoon verliest of vervangt.

5. Gebruik van de AI-chatbot

Pijnvrij/Painfree bevat een AI-chatbot die u tijdens de training kan ondersteunen.

De inhoud van uw gesprekken met de AI-chatbot blijft uitsluitend op uw telefoon.

Reducept ontvangt of bewaart deze gesprekken niet en kan ze niet inzien. Er worden ook geen gebruikersgegevens uit deze gesprekken naar een externe AI-provider gestuurd.

De inhoud van uw gesprekken wordt niet door Reducept gebruikt om externe AI-modellen te trainen.

6. Waarvoor gebruiken wij de centraal opgeslagen persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is om:

uw account aan te maken en te beheren;
u toegang te geven tot Pijnvrij/Painfree en Reducept VR;
de door u ingevoerde wellbeing-scores op te slaan en aan u beschikbaar te maken, zodat u de ontwikkeling van uw wellbeing-score in de tijd kunt volgen;
indien u ervoor kiest uw account aan een behandelaar, praktijk of zorgorganisatie te koppelen, uw wellbeing-score met uw uitdrukkelijke toestemming voor uw gekoppelde behandelaar beschikbaar te maken zodat deze de ontwikkeling daarvan kan volgen;
uw abonnement te beheren;
betalingen en de status daarvan te administreren;
waar van toepassing, de samenwerking met aangesloten praktijken en eventuele partner- of affiliatevergoedingen te administreren;
u ondersteuning te bieden wanneer u contact met ons opneemt;
noodzakelijke communicatie over uw account, abonnement of de Diensten te sturen;
de veiligheid en goede werking van onze Diensten te waarborgen; en
te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Omdat Reducept geen toegang heeft tot de informatie die uitsluitend lokaal op uw telefoon staat, gebruiken of delen wij de inhoud van uw vragen, antwoorden, schrijfoefeningen, persoonlijke notities, reflecties en AI-chatgesprekken niet voor deze doeleinden.

7. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw naam, e-mailadres en de gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer van uw account en abonnement omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben.

Wanneer wij persoonsgegevens moeten verwerken om aan een wettelijke verplichting te voldoen, baseren wij die verwerking op de betreffende wettelijke verplichting.

Omdat wij de wellbeing-score uit voorzorg als gezondheidsgegeven behandelen, verwerken wij deze score op basis van uw uitdrukkelijke toestemming.

Voordat uw wellbeing-score centraal wordt opgeslagen, vragen wij u om deze toestemming. Het invullen van een wellbeing-score is vrijwillig.

Wanneer u ervoor kiest uw account aan een behandelaar, praktijk of zorgorganisatie te koppelen, vragen wij u daarnaast om uw uitdrukkelijke toestemming om uw wellbeing-score en de ontwikkeling daarvan beschikbaar te maken aan uw gekoppelde behandelaar.

Een koppeling met een behandelaar is niet verplicht om Pijnvrij/Painfree te kunnen gebruiken. Uw wellbeing-score wordt niet met een behandelaar gedeeld zonder uw toestemming.

U kunt uw toestemming voor de verwerking van uw wellbeing-score en/of het delen daarvan met uw behandelaar op ieder moment intrekken. Wanneer u de toestemming voor het delen met uw behandelaar intrekt, maken wij uw wellbeing-score vanaf dat moment niet langer voor die behandelaar beschikbaar.

Wanneer u uw toestemming voor de centrale verwerking van uw wellbeing-score intrekt, verwerken wij deze score niet langer op basis van die toestemming en verwijderen wij deze gegevens, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om bepaalde gegevens te bewaren.

Het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

8. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Reducept verkoopt uw persoonsgegevens niet.

Om onze Diensten te kunnen aanbieden, maken wij gebruik van een beperkt aantal gespecialiseerde dienstverleners.

Alserda – techniek en hosting

Alserda is de technische partner van Reducept en verzorgt de technische infrastructuur en hosting van de Reducept-diensten.

De centraal door Reducept opgeslagen gegevens worden opgeslagen op een door Alserda gehoste server in Nederland.

Dit betreft onder andere uw naam, e-mailadres en wellbeing-score, de eventuele koppeling met een behandelaar, praktijk of zorgorganisatie en de beperkte accountinformatie die noodzakelijk is om de Diensten te leveren.

Alserda ontvangt niet de persoonlijke antwoorden, schrijfoefeningen, notities, reflecties of AI-chatgesprekken die uitsluitend lokaal op uw telefoon worden opgeslagen.

Stripe – betalingen

Wij gebruiken Stripe voor het verwerken en beheren van betalingen en abonnementen.

Stripe verwerkt de betaalgegevens die noodzakelijk zijn om uw betaling uit te voeren. Reducept ontvangt van Stripe de informatie die noodzakelijk is om vast te stellen dat een betaling is uitgevoerd en om uw abonnement te beheren.

Reducept slaat geen volledige betaalkaartgegevens op.

Voor bepaalde verwerkingen kan Stripe zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer Stripe gegevens moet verwerken om aan eigen wettelijke verplichtingen als betaaldienstverlener te voldoen.

Mailjet – e-mail

Wij gebruiken Mailjet voor het verzenden van noodzakelijke e-mails over bijvoorbeeld uw account, abonnement of onze Diensten.

Daarvoor ontvangt Mailjet de gegevens die noodzakelijk zijn om de betreffende e-mail te verzenden, zoals uw e-mailadres.

Uw gekoppelde behandelaar of zorgorganisatie

Wanneer u ervoor kiest uw account aan een behandelaar, praktijk of zorgorganisatie te koppelen en hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft, wordt uw wellbeing-score en de ontwikkeling daarvan beschikbaar gemaakt aan uw gekoppelde behandelaar.

Uw persoonlijke antwoorden, schrijfoefeningen, notities, reflecties en AI-chatgesprekken worden niet met uw behandelaar of zorgorganisatie gedeeld.

Waar een dienstverlener persoonsgegevens namens Reducept verwerkt, maken wij passende afspraken over privacy en beveiliging.

9. Waar worden uw gegevens opgeslagen?

De centrale persoonsgegevens die Reducept zelf voor Pijnvrij/Painfree en Reducept VR opslaat, worden gehost op een server in Nederland die door onze technische partner Alserda wordt beheerd.

De persoonlijke antwoorden, schrijfoefeningen, notities, reflecties en AI-chatgesprekken die uitsluitend lokaal worden opgeslagen, verlaten uw telefoon niet.

Voor specifieke onderdelen van onze dienstverlening, zoals betalingen via Stripe en het verzenden van e-mail via Mailjet, worden de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens via de infrastructuur van die dienstverleners verwerkt.

Wanneer daarbij persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat de wettelijk vereiste waarborgen voor internationale doorgifte van persoonsgegevens van toepassing zijn.

10. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Uw accountgegevens en wellbeing-scores worden in beginsel bewaard zolang uw account actief is en, waar noodzakelijk, gedurende een beperkte periode daarna voor administratie, ondersteuning en de afhandeling van eventuele geschillen.

Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie bewaren wij gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.

De gegevens die uitsluitend lokaal op uw telefoon staan, worden niet door Reducept beheerd. U beheert deze gegevens zelf via de app en uw telefoon.

11. Beveiliging

Reducept neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Een belangrijk onderdeel van onze beveiligings- en privacystrategie is dat persoonlijke informatie zoveel mogelijk op het apparaat van de gebruiker blijft, in plaats van centraal door Reducept te worden opgeslagen.

U bent zelf verantwoordelijk voor een adequate beveiliging van uw telefoon en uw inloggegevens.

12. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u onder de AVG onder andere het recht om:

uw persoonsgegevens in te zien;
onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
persoonsgegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
uw gegevens over te dragen; en
een eerder gegeven toestemming in te trekken.

U kunt hiervoor contact opnemen via info@reducept.com.

Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat wij een verzoek uitvoeren.

Reducept kan geen gegevens verstrekken, wijzigen, herstellen of verwijderen die uitsluitend lokaal op uw telefoon staan en waartoe wij geen toegang hebben.

13. Koppeling met een behandelaar of zorgorganisatie

U kunt Pijnvrij/Painfree en Reducept VR zelfstandig gebruiken. Een koppeling met een behandelaar, praktijk of zorgorganisatie is niet verplicht.

Wanneer u Pijnvrij/Painfree of Reducept VR gebruikt via of in samenwerking met een behandelaar, praktijk of zorgorganisatie, kan uw account aan deze partij worden gekoppeld.

Wanneer uw account is gekoppeld en u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven, kan uw behandelaar uw wellbeing-score en de ontwikkeling daarvan in de tijd inzien. Dit maakt het mogelijk voor uw behandelaar om uw voortgang te volgen en u bij het gebruik van de training te ondersteunen.

Voordat uw wellbeing-score voor uw behandelaar beschikbaar wordt gemaakt, vragen wij hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming.

U kunt deze toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment maken wij uw wellbeing-score niet langer voor de betreffende behandelaar beschikbaar.

Uw behandelaar krijgt door de koppeling geen toegang tot de persoonlijke informatie die uitsluitend lokaal op uw telefoon wordt opgeslagen. Uw antwoorden op vragen en oefeningen, schrijfoefeningen, persoonlijke notities en reflecties en de inhoud van uw gesprekken met de AI-chatbot blijven uitsluitend op uw telefoon en worden niet met uw behandelaar, praktijk of zorgorganisatie gedeeld.

Reducept kan de koppeling met een behandelaar, praktijk of zorgorganisatie daarnaast gebruiken voor de administratie van de samenwerking met deze partij, waaronder, waar van toepassing, partner- of affiliatevergoedingen.

14. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@reducept.com, zodat wij kunnen proberen het probleem op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen van dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid aanpassen wanneer onze Diensten, technologie of wettelijke verplichtingen veranderen.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zullen wij u daar op passende wijze over informeren.

De meest recente versie is beschikbaar via onze website en/of apps.

16. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met: